Система электронного документооборота

Возрастающие объемы информации, такие как входящая / исходящая / внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, заявки, поручения и другая рабочая документация,  давно стали неотъемлемой частью бизнес–процессов  и требуют регулярной обработки и упорядочения – генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.

Компания «Поликом Про» предлагает систему электронного документооборота (СЭД).

СЭД облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации,  значительно уменьшает время поиска нужных данных. 

Подбор оптимальной СЭД происходит с учетом решаемых задач и особенностей предприятия или организации. Богатый опыт внедрений позволяет специалистам компании «Поликом Про» внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов, так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.

Основные функции системы электронного документооборота

• регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников
• оптимизация процессов согласования и утверждения документов
• обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов
• унификация и стандартизация форм и шаблонов документов
• ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними
• создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа
• планирование общих и личных мероприятий

Большим достоинством СЭД является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).

Этапы внедрения системы электронного документооборота:

1. обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и функционала СЭД

2. внедрение в эксплуатацию с установкой ПО

3. тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей

4. сопровождение в период опытной эксплуатации

Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации и дает следующие преимущества:

• сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе
• снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений
• повышение эффективности взаимодействия различных подразделений
• улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки документации
• уменьшение времени  доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений
• снижение рисков потери документов
• возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации
• уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации
• повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию

Специалисты «Поликом Про» помогут Вам выбрать оптимальную систему электронного документооборота!

Система электронного документооборота DIRECTUM

Система электронного документооборота CompanyMedia

Консультация и заказ