Внедрение системы управления проектами на базе Microsoft Project

Заказчик

ОАО «Институт Гипроникель» 

Сведения о заказчике

ОАО «Институт Гипроникель» ведёт свою деятельность в научно-исследовательской и проектной областях. Компания является одним из крупнейших металлургических институтов России – по ее проектам было построено более 80 предприятий и объектов цветной металлургии по всему миру.

Проектное подразделение «Гипроникеля» (общей численностью 300 человек) состоит из восьми отделов, двух групп и бюро главных инженеров проектов. Главные потребители услуг института – компании, входящие в состав ОАО «ГМК «Норильский никель», акционерная компания АЛРОСА и ряд других. Ежегодно самим институтом и его субподрядчиками выполняется около 150 заказов, заключающихся в комплексном проектировании основных и вспомогательных объектов производства горных, горно-обогатительных и горно-металлургических предприятий. В 2003 году «Гипроникель» успешно прошел сертификацию по стандартам ISO 9001:2000.

Проектная деятельность – наиболее крупная сфера приложения сил института «Гипроникель», который имеет опыт проектных работ во всех сферах горно-металлургического комплекса.   Единая информационная сеть, современные компьютерные технологии проектирования, 3D-технологии, прогрессивное оборудование и программное обеспечение обеспечивают качественное и быстрое выполнение любых проектных задач.

Ситуация

Ранее для планирования и управления проектными работами в ОАО «Институт Гипроникель» применялся собственный программный комплекс формирования и диспетчеризации квартальных планов проектных работ. Его серверный сегмент базировался на СУБД Microsoft SQL Server 2000, а в клиентской части использовались приложения, написанные на языке Visual Basic 6.0. Однако данная система планирования была построена на принципе, который позволял регистрировать только факт наступления события, – ее возможностей не хватало на то, чтобы отслеживать процессы выполнения задач во времени, вести учет затрат трудовых ресурсов, определять трудоемкость и поддерживать сложную матричную структуру проектов.

«В нашей прежней системе фактически отсутствовало понятие трудоемкости задач и проектов, – отмечает Сергей Зеленский, главный специалист по информационным технологиям ОАО «Институт Гипроникель». – В результате мы имели дело с линейной, одноуровневой структурой проектов, при этом связь между их объемными и стоимостными показателями носила условный характер».

Компания «Гипроникель» остро нуждалась в решении, которое помогло бы избавиться от проблем, мешавших дальнейшему развитию бизнеса. Прежде всего, речь шла о невозможности четкого прогнозирования реальных сроков и себестоимости выполняемых работ. Кроме того, к серьезным конфликтам вело отсутствие сведений о реальной загрузке ресурсов по направлениям проектов и подразделениям, а также четкого распределения полномочий между главными инженерами проектов и руководителями функциональных подразделений. В результате некоторые проекты компании становились убыточными.

В условиях роста числа одновременно выполняемых заказов руководство «Гипроникеля» поставило задачу по обеспечению предварительной калькуляции затрат (прежде всего по срокам и трудоемкости), обоснованию себестоимости работ и оценке эффективности реализации проектов. Для ее решения были привлечены специалисты одного из крупнейших системных интеграторов Северо-Запада России – компании «Поликом Про». Уже к лету 2003 года они подготовили плацдарм для внедрения информационного комплекса на базе Microsoft Office Project 2003, который удовлетворял установленным требованиям заказчика.

«С каждым годом «Институт Гипроникель» выполняет все больше новых проектов, – продолжает Сергей Зеленский. – В связи с этим появилась необходимость в расчетах сроков и трудоемкости проектов, а также в рациональном распределении нагрузки между сотрудниками. Старая система управления проектами не удовлетворяла этим требованиям. При выборе нового программного комплекса учитывалось множество параметров, и в результате мы остановились на продукте Microsoft Office Project 2003, ранее уже использовавшемся в институте при подготовке проектной документации. Внедрение решения было сопряжено с рядом организационных изменений, однако все понимали важность оптимизации проектной деятельности, что нашло активную поддержку со стороны руководства». 

Описание проекта

При выборе возможных вариантов специалисты ИТ-отдела выработали ряд критериев, которым должна была удовлетворять будущая система управления проектами. Предпочтение отдавалось продукту с достаточной функциональностью, простотой освоения и наличием стандартизированных интерфейсов, который предусматривает интеграцию с CAD-системами и системами документооборота. Немаловажное значение имели и такие факторы, как цена, поддержка интернет/интранет-технологий и наличие квалифицированного поставщика решений по системной интеграции, консалтингу и обучению.

Компания «Поликом Про», занимавшаяся внедрением новой системы, подготовила оптимальное предложение, которое заключалось в постепенном переводе проектной деятельности ОАО «Институт Гипроникель» под управление Microsoft Office Project Server 2003. Инициатива по поводу развертывания системы проектного менеджмента, основанной на семействе продуктов Microsoft Project, возникла не на пустом месте – для такого шага в компании «Гипроникель» сложились очевидные предпосылки:

• многолетний опыт работы сотрудников с информационными системами
• наличие интеграционных ИТ-систем, обеспечивающих единые интерфейсы пользователей для работы с приложениями и данными, существенно ускорило и упростило внедрение новых ИТ (портальные решения в компании применяются с 1999 года)
• подготовка и сертификация по стандартам ISO 9001:2000, которая позволила упорядочить и формализовать описание процессов управления производственной деятельностью, а также четко определить структуру связей между участниками процессов и их функциональные обязанности. В итоге это способствовало отказу от всестороннего реинжиниринга производственной деятельности
• наличие конструктивной и заинтересованной позиции руководства

«В основном наша компания предлагает решения, построенные на базе продуктов Microsoft, – говорит Елена Осипова, начальник отдела систем управления проектами компании «Поликом Про». – Мы давно и плодотворно сотрудничаем с компанией Microsoft. С точки зрения стратегии развития нашего бизнеса и обеспечения более высокого качества услуг мы считаем целесообразным не расширять спектр аналогичных продуктов, а дополнять базовый компонент специализированными приложениями, которые позволяют расширить функциональность Microsoft Project. Кроме того, клиент («Гипроникель») также был ориентирован на продукты Microsoft и при обращении к нам уже имел предварительное решение о внедрении именно Microsoft Office Project 2003».

Внедрение осуществлялось в два этапа.

Во время первого (пилотного) в одном из отделов института был установлен сервер Microsoft Project Server 2002, а на рабочих местах – клиентские приложения Microsoft Project 2002. Затем специалисты отобрали четыре проекта «Гипроникеля» по различным направлениям деятельности, на основе которых были определены необходимые параметры настройки системы.

Пилотные испытания, в которых участвовало около 50 сотрудников «Гипроникеля», позволили разработать и принять основные рабочие формы (таблицы и отчеты), разграничить полномочия и ответственность менеджеров проектов и ресурсов, сформировать параметры и правила отчетности исполнителей, а также подготовить методические указания по выполнению отдельных видов процедур и организации управления проектными работами на основе Microsoft Project.

Кроме того, в рамках пилотного этапа прошло обучение его участников и консультационное сопровождение проекта. Программа тренинга была адаптирована в соответствии с требованиями института: в нее добавился раздел по методологии управления проектами. Учебные занятия по методологии включали как лекционный материал, так и проведение дискуссий. Для ознакомления с принципами работы в Microsoft Office Project Professional 2003 были созданы две группы сотрудников, имеющих различные требования к системе: главные инженеры проектов (ГИП) и начальники отделов. Отдельно проводился тренинг для исполнителей. Таким образом, совместными усилиями «Поликом Про» и «Гипроникеля» были подготовлены тестовые проекты и общий корпоративный шаблон, сформулированы первоначальные требования к настройке системы, описана структура создания и управления проектами, а также налажен механизм взаимодействия отделов. Попутно специалисты реализовали механизм удаленного доступа к внутренним ресурсам ОАО «Гипроникель» посредством Microsoft Office Project Web Access 2003.

Внедрение было сопряжено с необходимостью принятия мер по части организационных изменений в компании «Гипроникель». Тем не менее, благодаря активной позиции руководства, хорошей технической подготовленности сотрудников организации и общему стремлению к оптимизации проектной деятельности реализация системы прошла в запланированные сроки. С января 2004 года все проекты «Гипроникеля» планируются и ведутся в среде Microsoft Office Project 2003.

Учитывая положительные результаты, достигнутые в рамках пилотного внедрения, руководство «Гипроникеля» приняло решение о масштабном развертывании системы – уже на базе Microsoft Office Project 2003 с возможностью совместной работы в Microsoft Office 2003. С января 2004 года к новой системе подключились все ресурсы проектного подразделения компании: главные инженеры проектов, начальники производственных отделов и непосредственные исполнители. Все проекты в институте теперь выполняются в Microsoft Office Project 2003. На втором этапе внедрения компания ставит задачи по отработке методических принципов проектного управления, накоплению базы данных по фактическим трудозатратам на проектирование, формированию базы шаблонов по основным объектам-представителям и освоению финансового блока средств управления проектами. 

Результаты проекта

Переход на новую версию системы Microsoft Office Project 2003 способствовал повышению эффективности работы в компании «Гипроникель» за счет улучшенных возможностей учета пользователей на сервере, гибкой настройки механизма учета фактических данных от исполнителей, автоматического учета загрузки исполнителей по внепроектной деятельности и поддержки версионности документов. Отдельным пунктом стоит отметить реализацию удаленного соединения через клиентское приложение Microsoft Office Project Web Access 2003, которое позволяет отслеживать ход выполнения проектов из любого места за пределами локальной сети. 

Руководство «Гипроникеля» отмечает очевидные преимущества:

• повышение информированности о состоянии всех проектов организации и загрузке ресурсов
• повышение эффективности принятия управленческих решений за счет централизации хранения проектной информации и применения средств анализа портфеля проектов
• снижение ресурсных рисков из-за недогрузки или перегрузки
• повышение рентабельности проектов за счет более строгого контроля сроков выполнения работ и использования ресурсов
• совершенствование информационной инфраструктуры предприятия.

«Гипроникель» планирует полностью перевести и свою научно-исследовательскую часть под управление Microsoft Office Project 2003, что даст возможность более тесной интеграции с другими приложениями, используемыми на предприятии, и расширит зоны эффективного применения данного продукта.

«Корпоративная версия Microsoft Office Project 2003 может эффективно использоваться проектными организациями, – подводит итог Сергей Зеленский. – Причем ее внедрение целесообразно проводить через пилотный проект, успешность которого зависит от поддержки руководства, активного вовлечения основных участников проекта в работу с продуктом и оперативной консультационной и технической поддержки».