Системы электронного документооборота
Возрастающие объемы информации, такие как входящая / исходящая / внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, сопроводительная документация, архивы бумажных и электронных документов, заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес–процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения – генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.
Компания «Поликом Про» предлагает систему электронного документооборота (СЭД).
Система электронного документооборота облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации, значительно уменьшает время поиска нужных данных.
Подбор оптимальной системы электронного документооборота происходит с учетом решаемых задач и особенностей предприятия или организации. Большой практический опыт позволяет специалистам компании «Поликом Про» внедрять как комплексные СЭД, охватывающие все области делопроизводства в крупных организациях и распределенных структурах холдингов, так и более простые, несложные системы для малых и средних предприятий.
Основные функции системы электронного документооборота:
- регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников
- оптимизация процессов согласования и утверждения документов
- обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов
- унификация и стандартизация форм и шаблонов документов
- ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними
- создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа
- планирование общих и личных мероприятий
Большим достоинством системы электронного документооборота является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).
Этапы внедрения системы электронного документооборота:
1. обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и функционала СЭД
2. внедрение в эксплуатацию с установкой ПО
3. тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей
4. сопровождение в период опытной эксплуатации
Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации и дает следующие преимущества:
- сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе
- снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений
- повышение эффективности взаимодействия различных подразделений
- улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки документации
- уменьшение времени доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений
- снижение рисков потери документов
- возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации
- уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации
- повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию
